Das Archivwesen gehört zu den besonders intensiv verrechtlichten Bereichen kirchlichen Lebens. Dies hat vornehmlich zwei Gründe: Zum einen sind Archive als Gedächtnis der Verwaltung unerlässlich für ein korrektes und transparentes Verwaltungshandeln über personelle Brüche hinaus. Zum andern bedürfen Archivalien als unersetzliche Unikate eines besonderen physischen Schutzes.
Die primäre Grundlage des Archivwesens in der EKM bildet das Archivgesetz. Für die Benutzer sind vor allem die Benutzungsordnung und die Gebührenordnung relevant. Hilfe zum Verständnis der Rechtsbegriffe finden Sie im Glossar.
Gemäß kirchlichem Archivgesetz sind Sachakten für die allgemeine Benutzung gesperrt, sofern sie noch nicht seit 30 Jahren geschlossen sind oder personenbezogene Unterlagen zu Betroffenen enthalten, die noch nicht länger als 10 Jahre verstorben sind. Insbesondere bei Themen der Zeitgeschichte empfehlen wir daher eine frühzeitige und schriftliche Kontaktaufnahme. Bei schriftlicher Zustimmung eines Betroffenen oder der Angehörigen entfällt diese Auflage, sofern die allgemeine Schutzfrist abgelaufen ist. Unter bestimmten Bedingungen kann eine Verkürzung der Schutzfristen beantragt werden. Je nach Umfang der beantragten Akten ist mit einer längeren Wartezeit zu rechnen. Die Schutzfristenverkürzung kann nur für einzelne Archivalien und nicht generell für ein Arbeitsthema ausgesprochen werden. Sie wird auch u.U. mit Auflagen verbunden sein (z.B. Anonymisierung in der geplanten Veröffentlichtung). Die Sondergenehmigung beinhaltet keinen Anspruch auf die Anfertigung von Reproduktionen. Diese müssen gesondert beantragt werden und werden ggf. nur anonymisiert abgegeben.
In begrenztem Umfang können Fotokopien und digitale Kopien von Akten bestellt werden. Den ausgefüllten Reproduktionsantrag können Sie uns per Mail schicken oder am Ende Ihres Nutzungstages beim Personal im Lesesaal abgeben.
Eine Genehmigung zur Vervielfältigung oder Veröffentlichung von Archiv- oder Bibliotheksgut ist vorab schriftlich einzuholen und gilt nur für die jeweilige Publikation. Der Herausgeber ist verpflichtet dem Archiv unaufgefordert und unentgeltlich ein Belegexemplar zur Verfügung zu stellen.
Die folgenden Verordnungen richten sich vorrangig an die Archivträger und Mitarbeiter der kirchlichen Verwaltung:
1. Kirchliche Archivpflege in der EKM
2. Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von kirchlichem Schriftgut
3. Handreichung zur Kassationsordnung
4. Umgang mit Schriftgut, Registratur- und Archivbeständen bei territorialen Strukturveränderungen
5. Führung der Kirchenbücher und Verzeichnisse
6. Kirchenbuchverfilmung und Verwaltung der Kirchenbuchfilme
7. Führung von Personalakten